Контроль мобильных сотрудников — это отслеживание местоположения, задач и рабочего времени людей, которые работают вне офиса. Для этого используют приложение на смартфоне сотрудника или отдельный GPS-трекер. Данные поступают в личный кабинет, где руководитель видит карту, маршруты и отчёты с телефона, планшета или компьютера.
Выигрывают все три стороны. Сотрудник меньше отчитывается за день, руководитель получает объективную картину, клиент узнаёт точное время визита.
Когда компании нужен контроль выездного персонала
Контроль нужен, когда часть работы происходит за пределами офиса и руководитель не может проверить её иначе, чем по словам исполнителя.
Обычно к таким системам приходят по одной из причин:
- часть сотрудников или все они работают вне офиса;
- нужно исключить личные дела в рабочее время;
- требуется учитывать пробег транспорта и расход ГСМ (горюче-смазочных материалов);
- важно следить за качеством обслуживания клиентов;
- нужно упростить передачу задач исполнителям.
Типичные пользователи: торговые представители, сервис-инженеры, курьеры, строители, охранники, клининговые бригады, выездные медики.
Как отслеживать сотрудников: смартфон или GPS-трекер
Есть два способа:
- установить приложение на рабочий смартфон;
- выдать сотруднику персональный GPS-трекер.
Первый подходит, когда человеку нужно получать задания и отправлять отчёты. Второй нужен, когда смартфон использовать неудобно или невозможно.
Приложение на смартфоне или планшете
Приложение превращает рабочий телефон сотрудника в GPS-маячок. Оно работает на Android и iOS, использует службы геолокации устройства и отправляет координаты на сервер.
Координаты приложения определяют по спутниковым сетям GPS и ГЛОНАСС. В городе к ним добавляются GSM-вышки и точки WiFi. Такая связка помогает найти человека на улице и в здании, а батарея расходуется умеренно. Например, приложение X-GPS Трекер показывает сотрудника на карте с точностью до 5 метров и само подстраивается под режим движения: пешком или на автомобиле.
Работает такое приложение в фоне, включается вместе с телефоном и не мешает пользоваться смартфоном. Помимо треков, оно даёт чат с диспетчером, список задач и фотоотчёты.
Персональный GPS-трекер
Трекер — отдельное устройство размером с небольшой брелок, которое сотрудник носит с собой или которое устанавливают в автомобиль. На примере ГдеМои S30: корпус 7 на 4 сантиметра, защита от воды, аккумулятор на 1300 мАч и до 400 часов в режиме ожидания.
У трекеров обычно два режима работы:
| Режим | Как работает | Время работы |
|---|---|---|
| Непрерывный | Передаёт сигнал постоянно во время движения, при остановке засыпает | до 14 часов |
| Интервальный | Отправляет точку через заданный промежуток времени | до 5 суток при интервале 5 минут, до 7 суток при 10 минутах |
Вне зоны спутников трекер сохраняет маршрут на встроенную flash-карту. У S30 её объёма хватает на 3000 точек. Ещё у таких устройств есть тревожная кнопка, которая отправляет сигнал диспетчеру. Отключить трекер незаметно не получится: система фиксирует каждое включение и выключение и присылает уведомление на телефон или почту.
Что выбрать. Приложения удобнее торговым представителям, сервис-инженерам и курьерам: им нужны задания и обмен информацией. Трекеры практичнее строителям и охранникам, у которых смартфон часто не под рукой.
Программы и сервисы для контроля мобильных сотрудников
На российском рынке есть несколько групп решений: специализированные сервисы GPS-мониторинга, системы управления выездными заявками, функции внутри CRM и услуги операторов связи. Ниже примеры каждой группы.
| Решение | Тип | Что делает |
|---|---|---|
| X-GPS Трекер + ГдеМои / «Мои сотрудники» | Приложение и сервис мониторинга | Отслеживание на карте, задания, статусы, фото и видео, чат |
| HubEx | Управление выездными заявками | Заявки на карте, назначение на ближайшего исполнителя, маршруты с учётом пробок |
| Planado.ru | Управление выездными заявками | Карта с фильтрами по занятости и навыкам, ссылка на движение курьера для клиента |
| «Контроль кадров» от МегаФона | Услуга оператора связи | История перемещений, уведомления о входе в зону и выходе из неё, фотоотчёты |
| Битрикс24 и приложения из его маркетплейса | CRM | Геолокация из мобильного приложения, задачи из сделок, отметки на карте |
Сервисы на базе X-GPS Трекера
X-GPS Трекер — бесплатное приложение для Android и iOS. Оно передаёт координаты в сервисы мониторинга: ГдеМои и «Мои сотрудники». В них руководитель видит карту, ставит задачи, получает отчёты и присваивает статусы вроде «занят» или «на обеде».
Сотрудник в приложении получает план посещений клиентов, отчитывается о задании фото или видео, пишет в чат и меняет статус занятости. Задачи бывают разовые и регулярные.
HubEx и Planado
Эти сервисы ближе к диспетчерским системам. Главный объект в них — заявка, а не человек.
В HubEx диспетчер видит заявки на карте и назначает их на ближайшего исполнителя, а приложение строит маршрут до объекта с учётом пробок. Треки перемещений привязываются к заявкам и объектам обслуживания.
Planado.ru показывает на карте всех сотрудников, только свободных или только занятых и умеет фильтровать их по типу работ и навыкам. Клиент курьерской службы отслеживает доставку по ссылке.
«Контроль кадров» от МегаФона
Это услуга оператора связи. Она хранит историю перемещений, строит маршруты, присылает уведомления, когда сотрудник входит в заданную зону или выходит из неё, и собирает фотоотчёты. По отчётам видно время в пути, время на объекте и количество посещённых объектов.
Битрикс24 и приложения для него
Если компания уже работает в Битрикс24, отслеживание можно подключить внутри CRM. Официальное мобильное приложение передаёт геопозицию, когда сотрудник разрешил доступ к местоположению и включил GPS на телефоне.
Функции расширяют приложения из маркетплейса Битрикс24. Например, «Мобильные сотрудники» создаёт задачу выездному специалисту, когда сделка переходит в нужную стадию, и планирует маршруты с учётом пробок и геозон.
«Геотаргетинг (чек-ин)» принимает отметки геопозиции через чат-бота. «CRM на карте PRO» показывает лиды, сделки и задачи прямо на карте.
Что умеют системы контроля
Современная система решает четыре задачи: показывает, где сотрудник, распределяет задания, оценивает результат и передаёт данные в учётные системы. Набор функций у сервисов похож, различаются детали.
Планирование заданий. Диспетчер назначает работу на конкретное время и следит за ходом. По завершении сотрудник присылает фото, файлы или заполненную анкету. Приложение считает пробег, поэтому расходы на топливо компенсируют по фактическим данным.
Статусы. Сотрудникам присваиваются статусы: «на обеде», «готов к новому заданию», «занят». Список настраивается в веб-интерфейсе, а система позволяет создать любое количество таких списков. Время в каждом статусе и порядок их смены попадают в отчёт. Когда появляется новая задача, её легко передать ближайшему свободному человеку.
Отчёты. Система считает, сколько заданий выполнено в срок, сколько просрочено и провалено, и сколько времени ушло на каждое. По этим данным сравнивают производительность сотрудников и смотрят динамику от месяца к месяцу.
Интеграции. Сервисы подключаются к CRM и ERP: AmoCRM, МойСклад, 1С, SAP. Данные идут через API (программный интерфейс для обмена информацией между системами) или через общие форматы файлов. Из привязки к учёту вытекает автоматическое формирование путевых листов и оптимизация маршрутов. Клиент может смотреть статус заказа через виджет на сайте и получать уведомление о прибытии сотрудника.
Отдельно стоит тревожная кнопка. Она есть и в приложениях, и в трекерах, и нужна тем, кто работает в потенциально опасных условиях.
Как выбрать систему для мобильных сотрудников
Выбор зависит от того, кто работает в поле и что вы хотите видеть в отчётах. Сначала определите задачу, потом сравнивайте сервисы.
Проверьте по списку:
- Чем будет отслеживаться сотрудник: смартфоном, трекером или обоими способами.
- Нужны ли задания, статусы и чат, или хватит одних координат.
- Есть ли интеграция с вашей CRM или учётной системой.
- Считает ли сервис пробег и формирует ли путевые листы.
- Показывает ли он клиенту статус заказа.
- Как система ведёт себя без связи: сохраняет ли маршрут и передаёт ли его позже.
- Какие права доступа можно настроить, чтобы данные видели только нужные люди.
Как внедрить контроль мобильных сотрудников пошагово
Запуск занимает несколько шагов, и главный из них — предупредить сотрудников до начала.
- Определите цель: учёт рабочего времени, контроль маршрутов, распределение заявок или учёт ГСМ.
- Выберите способ отслеживания для каждой группы сотрудников.
- Подготовьте документы: уведомите сотрудников и получите их согласие на обработку данных о местоположении.
- Подключите сервис и создайте список статусов под ваши процессы.
- Установите приложение на рабочие устройства или выдайте трекеры.
- Проведите пробный период с небольшой группой и сверьте данные с реальностью.
- Подключите интеграцию с CRM или учётной системой.
- Запустите контроль для всех и раз в месяц смотрите отчёты.
Законность контроля
Данные о местоположении привязаны к конкретному человеку, поэтому по закону о персональных данных (152-ФЗ) их обработка требует согласия сотрудника. Порядок использования обычно закрепляют во внутреннем документе компании и в трудовом договоре. Отслеживать стоит рабочее время и рабочие устройства. Детали конкретной ситуации лучше согласовать с юристом.
Ответы на частые вопросы
В каких случаях контроль мобильных сотрудников действительно нужен?
Он нужен, когда работа выполняется вне офиса и проверить её по факту нельзя без цифрового контроля. Обычно систему внедряют для учёта маршрутов и рабочего времени, исключения личных дел в рабочие часы, контроля ГСМ, качества обслуживания и передачи задач.
Что лучше выбрать: приложение на смартфоне или отдельный GPS-трекер?
Приложение подходит, если сотруднику нужны задания, чат и отчёты с фото или видео. GPS-трекер практичнее там, где смартфон неудобен или недоступен, например у строителей и охранников.
Насколько точно приложение показывает местоположение сотрудника?
Координаты определяются по GPS и ГЛОНАСС, а в городе дополнительно используются GSM-вышки и точки Wi‑Fi. На примере X-GPS Трекера точность может достигать 5 метров.
Что происходит, если сотрудник или устройство остаётся без связи или вне зоны спутников?
GPS-трекер может сохранять маршрут на встроенную flash-карту и передать данные позже. При выборе системы также важно проверить, умеет ли она сохранять маршрут без связи и отправлять его после восстановления соединения.
Какие функции, кроме показа точки на карте, дают такие системы?
Они помогают планировать задания, назначать их ближайшему свободному сотруднику, учитывать статусы, собирать фотоотчёты и считать пробег. Также системы формируют отчёты по срокам и результатам и могут передавать данные в CRM и ERP.
Можно ли законно отслеживать местоположение сотрудников?
Да, если соблюдены требования по обработке персональных данных. Для этого обычно уведомляют сотрудников, получают согласие на обработку данных о местоположении и закрепляют порядок использования во внутренних документах и трудовом договоре.
